Biała lista VAT – konsekwencje podatkowe pominięcia rachunku w płatnościach

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością przestrzegania licznych obowiązków podatkowych. Jednym z nich jest weryfikacja rachunków bankowych kontrahentów na tzw. białej liście podatników VAT. Jakie konsekwencje w podatku dochodowym od osób fizycznych niesie za sobą niedopełnienie tego obowiązku? W niniejszym artykule przedstawiamy praktyczne aspekty tego zagadnienia.

Biała lista to wykaz zarejestrowanych podatników podatku od towarów i usług prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Zawiera on istotne dane podmiotów gospodarczych, w tym numery rachunków bankowych zgłoszonych do celów rozliczeń VAT. Wykaz ten stanowi cenne narzędzie weryfikacyjne dla przedsiębiorców, umożliwiając sprawdzenie wiarygodności kontrahentów.

Konsekwencje podatkowe pominięcia rachunku z białej listy

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych przewiduje poważne konsekwencje dla podatników, którzy dokonują płatności na rachunki nieujawnione na białej liście. Dotyczą one zarówno sfery kosztów uzyskania przychodów, jak i samych przychodów podatkowych.

Podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą nie mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatku w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji podlegającej obowiązkowej formie bezgotówkowej została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w białej liście VAT. Dotyczy to przypadków:

• dostawy towarów lub świadczenia usług,
• potwierdzonych fakturą,
• dokonanych przez dostawcę towarów lub usługodawcę zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny.

W określonych sytuacjach może również dojść do ustalenia dodatkowego przychodu podatkowego. Ma to miejsce, gdy podatnik jest zobowiązany do pobrania należności od nabywcy towarów lub usługobiorcy i przekazania jej w całości albo części dostawcy towarów lub usługodawcy, a dokonał zapłaty tej należności:

• bez pośrednictwa rachunku płatniczego, lub
• przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w białej liście.

Przychód ten ustala się w wysokości, w jakiej należność została zapłacona z pominięciem rachunku z białej listy.

Wyłączenia od negatywnych konsekwencji podatkowych

Ustawodawca przewidział szereg wyłączeń, które pozwalają uniknąć negatywnych konsekwencji podatkowych związanych z płatnością na rachunek spoza białej listy. Płatność nie będzie skutkowała wyłączeniem z kosztów uzyskania przychodów ani powstaniem dodatkowego przychodu, jeżeli:

1. Podatnik złożył zawiadomienie ZAW-NR do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu;
2. Płatność została dokonana na specjalny rachunek banku lub SKOK:
   
   • służący do rozliczeń z tytułu nabywanych wierzytelności pieniężnych, lub
   • wykorzystywany do pobrania należności od nabywcy i przekazania jej dostawcy, lub
   • prowadzony w ramach gospodarki własnej banku lub SKOK, niebędący rachunkiem rozliczeniowym

1. (w tych przypadkach konieczne jest przekazanie podatnikowi informacji, że wskazany rachunek należy do jednej z powyższych kategorii);
2. Płatność została dokonana z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności (split payment);
3. Płatność wynika z faktury dokumentującej czynności z tytułu:

1. • wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów,
   • importu towarów,
   • importu usług, lub
   • dostawy towarów rozliczanej przez nabywcę.

Praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców

Aby uniknąć negatywnych konsekwencji podatkowych, warto stosować się do następujących zaleceń:

1. Regularne weryfikowanie rachunków bankowych kontrahentów na białej liście przed dokonaniem płatności;
2. Wprowadzenie odpowiednich procedur wewnętrznych dotyczących weryfikacji rachunków bankowych kontrahentów;
3. Archiwizowanie potwierdzeń weryfikacji rachunków bankowych na białej liście (np. zrzuty ekranu, wydruki);
4. W przypadku konieczności dokonania płatności na rachunek spoza białej listy, skorzystanie z mechanizmu podzielonej płatności;
5. Jeżeli nie jest możliwe zastosowanie split payment, złożenie (nie później niż w terminie 7 dni od zlecenia przelewu) zawiadomienie ZAW-NR do właściwego organu podatkowego;
6. W przypadku wykrycia braku rachunku kontrahenta na białej liście, poinformowanie go o tym fakcie. Taka komunikacja może pomóc w uniknięciu problemów podatkowych dla obu stron transakcji i świadczy o rzetelności biznesowej.

Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W konkretnych przypadkach zaleca się konsultację z profesjonalnym doradcą podatkowym lub radcą prawnym.

Data publikacji: 17.03.2025