Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z gromadzeniem informacji, które stanowią istotną wartość dla przedsiębiorstwa, w szczególności są to bazy klientów, strategie sprzedaży, procedury wewnętrzne, dokumentację techniczną czy nawet autorskie rozwiązania organizacyjne. Nie każda z tych informacji automatycznie korzysta z ochrony prawnej. W niniejszym artykule opiszemy, jakie warunki musi spełniać informacja, aby stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów, oraz jakie działania powinien podjąć przedsiębiorca, aby skutecznie ją zabezpieczyć.
Czym jest tajemnica przedsiębiorstwa
Za tajemnicę przedsiębiorstwa uznaje się informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne lub inne posiadające wartość gospodarczą, które jednocześnie:
- nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tego rodzaju informacjami ani łatwo dostępne,
- zostały zabezpieczone przez przedsiębiorcę w taki sposób by zachować ich poufność.
Do informacji tego rodzaju należą między innymi bazy klientów, strategie sprzedaży, procedury wewnętrzne, dokumentacja techniczna, autorskie rozwiązania organizacyjne, oprogramowanie tworzone na potrzeby przedsiębiorstwa, kalkulacje cenowe czy też plany rozwoju.
Jednak samo przekonanie przedsiębiorcy, że dana informacja ma charakter poufny, nie jest wystarczające. Warunkiem objęcia ochroną jest wykazanie, że informacja rzeczywiście była traktowana jako tajna, a więc że podjęto konkretne, możliwe do udokumentowania działania w tym zakresie.
Dlaczego samo NDA nie wystarcza
Umowa o zachowaniu poufności (NDA) stanowi istotny element ochrony, jednak sama w sobie nie zabezpiecza przedsiębiorstwa przed ujawnieniem informacji. Jeżeli dostęp do danych nie jest ograniczony, gdyż każdy pracownik może swobodnie korzystać z informacji wykraczających poza zakres jego obowiązków, podpisanie NDA nie zapobiegnie faktycznemu naruszeniu. Zatem NDA powinno funkcjonować jako jeden z elementów szerszego systemu ochrony informacji, a nie jako samodzielne zabezpieczenie.
Elementy skutecznego systemu ochrony informacji
Pierwszym krokiem utworzenia bezpiecznego systemu ochrony informacji jest zatem określenie, które informacje mają dla przedsiębiorstwa największą wartość i powinny zostać objęte szczególną ochroną. Bez tego etapu dalsze działania zabezpieczające mają charakter przypadkowy. Przedsiębiorca ma podjąć decyzje, które informacje są dla niego ważne by je chronić.
Dostęp do kluczowych danych powinien być uzależniony od zakresu obowiązków danego pracownika. Im węższy krąg osób mających dostęp do informacji strategicznych, tym mniejsze ryzyko ich nieuprawnionego ujawnienia. To znaczy, że przedsiębiorca powinien ograniczyć dostęp do informacji poufnych tylko do grona pracowników, ktorzy muszą tymi informacjami dysponować.
Odpowiednie postanowienia umowne
W dalszej kolejności należy wprowadzić odpowiednią dokumentację w firmie. W zależności od zajmowanego stanowiska warto stosować odpowiednio dobrane postanowienia, w tym:
- umowy o zachowaniu poufności,
- postanowienia dotyczące praw własności intelektualnej,
- klauzule dotyczące ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa,
- zapisy określające obowiązki związane z bezpieczeństwem informacji.
Należy też pamiętać, że w przypadku jeżeli pracownicy tworzą oprogramowanie, dokumentację, procedury lub inne rozwiązania wykorzystywane przez przedsiębiorstwo, konieczne jest jednoznaczne uregulowanie praw do efektów tej pracy. Brak odpowiednich zapisów w tym zakresie jest częstym źródłem sporów, w tym po zakończeniu współpracy.
Ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa nie kończy się jednak na warstwie umownej. Przedsiębiorca powinien wprowadzić procedury dotyczące między innymi korzystania z komputerów i systemów, zasad kopiowania danych, pracy zdalnej, korzystania z urządzeń prywatnych oraz odbierania uprawnień dostępu po zakończeniu współpracy.
Największe ryzyko ujawnienia informacji dotyczy zazwyczaj określonej grupy stanowisk, w tym członków zarządu, dyrektorów, handlowców, programistów, osób odpowiedzialnych za rozwój produktów oraz pracowników mających dostęp do baz klientów. Dla tych stanowisk uzasadnione jest wprowadzenie dodatkowych zabezpieczeń, wykraczających poza standardowe rozwiązania stosowane w firmie.
Praktyczne znaczenie prewencji
Zbudowanie systemu ochrony informacji jest w praktyce znacznie mniej kosztowne i czasochłonne niż prowadzenie postępowania mającego na celu odzyskanie utraconego know-how lub dochodzenie odszkodowania po fakcie. Odpowiednio przygotowane umowy, ograniczony dostęp do danych, wdrożone procedury wewnętrzne oraz świadome zarządzanie ryzykiem pozwalają istotnie ograniczyć prawdopodobieństwo naruszenia oraz – w razie jego wystąpienia – skutecznie dochodzić swoich praw.
Podsumowanie
Ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa wymaga systemowego podejścia, obejmującego identyfikację kluczowych informacji, ograniczenie dostępu, odpowiednie zapisy umowne oraz wdrożone procedury bezpieczeństwa. Poleganie wyłącznie na podpisanych umowach NDA, bez towarzyszących im działań organizacyjnych, nie zapewnia przedsiębiorstwu realnej ochrony.
Niniejszy artykuł ma charakter ogólny i nie stanowi porady prawnej w konkretnej sprawie. W celu weryfikacji, czy przedsiębiorstwo jest właściwie zabezpieczone przed ujawnieniem tajemnicy przedsiębiorstwa, zalecana jest konsultacja z adwokatem.
