W erze cyfryzacji kwestia mocy prawnej podpisu elektronicznego staje się coraz bardziej aktualna.
W Polsce Profil Zaufany ePUAP odgrywa kluczową rolę w ułatwianiu interakcji między
obywatelami a instytucjami państwowymi, pozwalając na elektroniczne podpisywanie
dokumentów.
Ale czy można uznać podpis elektroniczny za równoważny tradycyjnemu podpisowi
własnoręcznemu?
Zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami prawa, dokument podpisany za pomocą Profilu
Zaufanego ma taką samą moc prawną jak dokument podpisany własnoręcznie, z wyjątkiem
sytuacji, gdy prawo stanowi inaczej. Otwiera to drogę do korzystania z usług elektronicznych w
wielu dziedzinach, zwiększając efektywność i przejrzystość procesów administracyjnych.
Jednakże, jeśli przepisy wymagają zachowania wyłącznie pisemnej formy dla określonych
czynności prawnych, użycie ePUAP nie będzie spełniać tych wymogów. Na przykład, w przypadku
niektórych umów, takich jak umowa kupna-sprzedaży nieruchomości lub zawarcie umów
małżeńskich, wymagany jest tradycyjny podpis własnoręczny albo notarialne poświadczenie.
Powszechnie przyjmuje się, że Profil Zaufany ePUAP jest głównie stosowany do sprawach
załatwianych przed instytucjami państwowymi. Z tego powodu jego użycie może nie być
akceptowane w innych sytuacjach. Wynika to z faktu, że podmioty prywatne często mają własne
standardy bezpieczeństwa i procedury, które mogą nie uznawać podpisu elektronicznego ePUAP.
Dla przykładu, zgodnie z art. 29 §2 Kodeksu pracy, umowa o pracę z pracownikiem musi być
zawarta w formie pisemnej. W tym przypadku ePUAP nie będzie wystarczający – umowę trzeba
podpisać własnoręcznie. Chociaż w tym przypadku zawarcie umowy w formie pisemnej nie
oznacza, że niezachowanie tej formy skutkuje nieważnością umowy. Forma pisemna umowy o
pracę jest wyłącznie formą dla celów dowodowych. Umowa o pracę zawarta nawet w formie ustnej
jest skuteczna, jednak stanowi naruszenie niektórych przepisów prawa pracy.
Ale jeśli wcześniej podpisana umowa z kontrahentem przewiduje, że wszelkie zmiany umowy dla
swej ważności winne nastąpić w formie pisemnej, to podpisanie aneksu podpisem ePUAP – nie
spełni tej funkcji i może stanowić nie lada wyzwanie.
Jednakże w relacjach z podmiotami prywatnymi użycie podpisu elektronicznego nie gwarantuje
zachowania formy pisemnej zgodnie z Kodeksem cywilnym. Należy pamiętać, że forma pisemna
jest wymagana tylko wtedy, gdy prawo tak stanowi. Dlatego umowa nie musi być zawarta w formie
pisemnej – ustna umowa również ma moc prawną. W większości przypadków, jeśli prawo nie
stanowi inaczej, podpis elektroniczny może być wystarczający, aby potwierdzić zawarcie umowy, w
tym warunki uzgodnione przez strony.
Podsumowując, głównym celem Profilu Zaufanego jest potwierdzenie tożsamości przy korzystaniu
z usług online świadczonych przez Państwo i w tym aspekcie dokument podpisany za pomocą
Profilu Zaufanego ma taką samą moc prawną jak dokument z podpisem własnoręcznym. Niemniej
jednak, w relacjach między podmiotami prywatnymi użycie Profilu Zaufanego jest w pełni
uzasadnione, jeśli prawo nie wymaga podpisu własnoręcznego.
Zawsze warto uwzględniać specyfikę każdej sytuacji i w przypadku wątpliwości skonsultować się z
prawnikiem, który pomoże wyjaśnić aktualne wymagania i procedury.
